如何有效提升工作效率?教你20個能讓你受到領導賞識的方法!

最後更新於 2021-05-11

工作太多總是趕不上截止日期?覺得時間總是不夠用?想要提高自己的工作效率才職場上能等到上司的青睞?

那麼你就該從以下這幾點著手,加強對時間的管理,學習一些增加效率的工作方式或者改變一些生活習慣都能幫你提升工作效率!

管理好時間就是高效!

1. 掌握各事項所花的時間

每個人都希望自己每天有多過24個小時的時間可以來做自己的事,但很少人會去想自己該怎麼分配自己僅有的24小時。

其實你不是不夠時間,而只是你不懂得該怎麼用你的時間。

首先要了解自己要做的事會花多少時間,並且把它們都分配好來,如此你就能發現其實你有很多的時間!

『TEDxTalks – 如何有效的掌握與規劃時間』

2. 學會適當的休息

所謂『休息是為了走更長遠的路』,當你長時間工作時,你會發現你的專注力和速度會開始慢慢下降,所以就要懂得適當的休息。

當你覺得時間不夠時,你可能就不敢停下來休息,想要盡量用自己所剩無幾的時間盡可能完成更多的事情。

但是往往越是死撐,不僅你的速度下降,而且疲累會讓你分心不斷的犯錯,結果你就要花更多的時間來改正。

有研究顯示,一個人平均集中力可維持90分鐘左右,而短暫休息20分鐘能讓人重新再回到高專注;力的精神狀態。

因此你也可以試著每工作一段時間,就讓自己休息一下,補充體力和精神,比如起來活動活動或者看看窗外遠方的事物放空一會兒。

如果你想知道更多關於增加注意力的方式,也可以參考以下文章:

3. 把行程塞滿不見得是好事

可能你認為安排出緊湊的時間表就會過得更充實,能完成更多事情而且不浪費時間。

但是這麼做只會把自己搞得像繃緊的弦,一有什麼計劃之外的突發狀況發生的話,都可能讓你招架不住,畢竟『計劃趕不上變化』。

因此在安排行程的同時,要給自己安排一些喘息的時間,才不會那麼壓力。如果長時間處於緊繃的狀態很容易變得倦怠,出現意外時就能將你擊垮。

除了休息外,保留時間彈性也能讓應付突發狀況時不至於手忙腳亂,還有餘力應付。即使提前完成任務,也能用剩餘的時間休息或是做些瑣碎的事情。

下面就讓好葉來教你如何更聰明的完成工作!


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4. 別糾結瑣碎的事

知道為什麼蘋果執行長賈伯斯和臉書創辦人馬克總是穿著同樣的衣服嗎?

那是因為他們從不花時間在挑選衣服這些瑣碎的事情上,而是把時間花在更重要的事上。

因此不妨想想在你平常的生活上有什麼是可以被簡化的,比如在包包的選擇上,帽子的搭配或者該穿什麼鞋子?

減少花在這些事上的時間和精神你將發現在處理工作事項時的時間更充裕,精神更集中!

“呃…今天該吃些什麼好呢?”(via GIPHY)

5. 先完成小事

你有沒有發現有時候為了先完成一件比較耗時的工作,就忽略了一些本來可以很快就完成的小任務,當你把大任務做完時小任務已經堆得像座山了。

這是剛完成大任務的你可能已經精疲力盡,看到還有那麼多的事情要做可能就會讓你打退堂鼓不想繼續做下去了。

所以如果有些事是可以在短時間裡完成的,不妨先暫時把手邊的事放開然後完成它,這樣做的話有幾個好處:

  • 不斷完成小任務能帶給你鼓勵
  • 在完成大任務前你可以保持動力一直做下去
  • 避免小任務的堆積而遺漏導致更嚴重的後果

一起來和好葉學習如何先把該做的事給做完,不再拖延!


6. 善用自己的巔峰狀態

每個人在某些時段都會處於自己的最佳狀態,而你也要試著找尋自己在哪些時段會進入這樣的狀態,並且把握好來做一些比較需要專注力的工作。

『一日之計在於晨』,大部分的人在早晨的時候狀態最好,生產力也最高。

因為一覺醒來就是精神最飽滿的時刻,而且也還沒接收到什麼外來信息而擾亂自己的心神。

你可以早起試試看,醒來準備好後就讓自己進入工作狀態,並且盡量不讓別人在這時段打擾你,你會發現在1~2個小時內也可以完成平常下午4~5小時才能完成的事。

但是切記,要早起的話就不要設多個腦中讓自己有藉口賴床,多睡那幾分鐘並不會讓你更精神,相反地肯恩工會越睡越累!

提供工作效率的小撇步!

1. 寫下你的To-Do-List

人的記憶是有彈性的,有時候遇到一些不開心的事則有可能“選擇性”忘掉,就好像不太想做的工作放著擱著最後就忘了去做了。

因此就好的方法還是都把該做的事情都寫下來,你可以寫在筆記上,用便利貼貼在你看得見的地方,或者使用電腦裡的Sticky Notes也行。

把工作都列出來後除了可以避免遺忘,也能讓你更容易掌握你的工作進度並且把時間分配好。

如果有些工作需要比較長的時間才能完成,你也可以把它拆解成幾個階段性的目標然後逐一完成,每完成一些也能讓你更有動力繼續接下來的目標!

想知道如何更明確的設定目標來幫助你完成更多工作的話也可以參考以下這篇文章:

2. 懂得分辨事情的輕重

在你開始行動之前,不妨花點時間分析一下你手上的任務有哪些是重要的,那些是比較緊急需要處理的,這樣才不會瞎忙。

艾森豪矩陣
艾森豪矩陣

在艾森豪矩陣裡就提出了的四個象限,你也可以把你手頭上的任務一一的分到各個組別裡,然後再以下列的順序來安排:

  1. 緊急而且重要
  2. 重要但不緊急
  3. 緊急但不重要
  4. 不重要也不緊急

但是很多人都有一個誤區,常常把第二和第三項搞反了,先去處理緊急但不重要的事而耽誤了其他重要的事。

如果你遇到這類的事情可以試著拜託別人幫忙,這類的事情雖然緊急但是卻不是太難,對別人來說可能也只是舉手之勞的事情。

3. 排除干擾源

專注力是提高工作績效最重要的因素之一,為了在工作保持高度集中力你應該盡可能除掉一切的干擾源。

因為當你正專心於一件事情上,卻因為受到一些外來干擾而分散注意力,就會失去原本的動力,並需要花費更多時間回到原本的思路上。

最大的干擾源莫過於我們每天都在使用的智能手機和裡面的一些社交媒體和軟件,如臉書還有IG等等。

每當你收到提示信息,是不是就會忍不住想要打開這些軟體查看,每次一開啟就停不下來滑個半小時甚至幾小時。

當然不是要說你完全不能使用,但是在你進入狀態後的那1,2個小時裡可以先將手機轉為靜音或是飛航模式,最好是將手機放在看不到的地方。

完成任務後再滑一下手機獎勵自己會更有滿足感,而不是在工作時段滑手機反而會給你更多的罪惡感。

4. 稍後檢查郵件

相信很多人都會有一個習慣,早上到了辦公室先沖一杯咖啡,然後坐在自己的位置上打開電腦第一件事就是檢查電郵。

這樣的動作反而會降低你的工作效率,因為電郵信箱就像個潘多拉盒子,總有你意想不到的驚喜。

有時一打開郵件可能會發現一兩樣會讓你感到毛躁的事情,就這樣破壞了你一整天的心情。

其實大多時候這些郵件都並不會有什麼緊急的事需要你馬上著手處理,晚幾個小時在查詢也沒什麼差別,因此你應該先利用早晨的最佳狀態先把一些重要的事處理掉。

當你完成一些項目後再開始另外一個任務前的一段時間空隙可用來邊休息邊查看郵件,思索一下怎麼處理接下來的事物會更有效率!

5. 回測自己的工作表現

想想以前在學校考試時,每當完成考卷所有回答後你是不是都會用剩餘的時間去將自己所有的答案都檢查一遍,看看有沒有什麼寫錯的地方。

工作時也一樣,每當完成一項任務可以回顧一下自己工作時的過程,是不是有什麼地方可以改進用更簡單的方法來提升效率。

經過一段時間的工作累積,一直不斷的做出這個評估的動作,也能更快的幫助你累積經驗,並且讓你在將來再面對同樣的狀況是能以最高效的方式去進行。

除了評估自己也能去參考一下別人的做事方式,或者一些失敗的案例也會讓你獲益良多。有了前車之鑑也能避免自己犯下同樣的錯誤。

要時常回顧自己的工作表現來提升自己
要時常回顧自己的工作表現來提升自己

6. 懂得量力而為

最有效率的人並不一定是完成所有事情的人,而是有能力在短時間內完成自己份內事情的人。

每個人的工作方式不同,工作量也不同,自然效率也不同。

可能你以為一定要完成任何人給予你的任務才是高效的表現,但是超出你所能承擔而導致無法如期完成反而會顯得你不負責任。

因此要懂得自己的臨界點在那裡,多大的頭就戴多大的帽,如果不是自己該做的事就要懂得拒絕。

此外不要只是自己死撐,有時候可以適度的把工作推託給其他同事幫忙,這不是推卸責任,而是善用資源的一種方式。

有些工作可能是需要你自己獨立完成的,但是有一些是流水式的工作,比如需要你先完成某項,其他同事再接下去。

那麼你就該先完成你的部分並交付於他們,然後你就能把大部分時間都專注在自己的獨立工作。

7. 不要過於吹毛求疵

有時候追求完美是自我進步的一種推動力,但是太過於完美主義的話反而會變成雞蛋裡挑骨頭。

在這個講求速度的時代,效率往往是以完成任務的時長來計算的。假設你本可以在一小時內完成的事情,但因為尋求完美而變成了3小時才完成那豈不是得不償失?

雖然這樣說不代表工作的品質不重要,也不是說你該用最短的時間把工作胡亂完成。

如果你能在短時間完成高質量的作品,絕對比消耗長時間來產出『完美』作品來得好。

而且『完美』一詞本來就是非常主觀的,可能你花了大把時間完成的完美作品對於別人來說就像是畫蛇添足,多餘了。

切記在工作上不要過於吹毛求疵,應該先完成工作的主要『重點』,並在有限的時間裡將它盡善盡美,其實就是對於你當前實力的一種『完美』表現了。

隨著工作經驗增加和速度變快,你就能在同樣的時間裡完成更多事情,產出更高品質的作品,也就能更進一步接近你所想的完美。

8. 少參加不必要的會議

如果你的工作需要你出席一些會議,那你就會知道很多時候一些會議是很無聊而且無益的。

說白了,會議很多時候就是召集一群人,然後大家輪流發言,有時候如果你不是會議的關鍵人物,可能基本上就是呆坐著幾個小時聽他人的發言。

而且就像開車一樣,雖不需要耗體力做什麼事情但是必須一直專注眼前和周遭的事物,十分的耗神,開完會後都沒精神工作了。

因此如果你知道某些會議並不會傳遞什麼重要的信息或有什麼學習機會的話,不妨推辭掉。

或者開會的時候準備好會議流程項目,就能有效的控制會議時長,確保大家不會談著談著就離題了,拖長會議時間。

或者嘗試以網上會議的方式進行,類似Zoom或者Microsoft Teams之類的軟件都是時下流行的平台。

那樣的話你就能剩下到不同地方開會的通勤時間和精力,而且也能在會議時同時處理一些手頭上的工作,一舉兩得!

通過線上會議可以節省更多時間
通過線上會議可以節省更多時間

9. 不斷追求進步

想要不斷的提高效率,那你就不能停止學習。除了不斷回顧自己的工作表現從內部提升,你也要跳出自己的思想框架往外拓展。

比如你可以常常問問自己這些問題:

『我還能做些什麼才能變得更好?』

『誰能夠指點我這方面的問題?』

『有什麼工具能讓這一類的工作更省力?』

如果你一直保持學習的態度你就會不斷的思考能讓自己進步的方式,像別人詢問或者開發一些新的軟件或平台來提高工作效率。

畢竟現代的科技進步日新月異,每過幾年就有新的產品出現,你可多瀏覽市面上所提供的工具,不要總是墨守成規在自己已知的範圍內學習。

養成生活好習慣也能提高效率!

1. 學習自律

有效率的人通常都是對自己有要求的人,懂得在什麼時候就該做什麼事情,而這也是自律的一種表現。

想要培養自律的習慣,可以試著為自己定做一個生活作息的時間表,然後嚴厲的遵守。

當然這不表示你不再能有娛樂和消遣,只是要懂得拿捏分寸,跟著定制好的時間表去執行。

通過這一個生活習慣,你也是間接在訓練自己工作上的太多,計劃工作、分配時間、執行與回顧,久而久之習以為常後你就會發現變得比以往更有效率。

2. 集中註意力

在課堂或講座裡有沒有試聽課到一半就開始神遊,然後就不知道接下來的課都說了些什麼呢?

那都是注意力不集中的特徵。

培養專注力也是提高工作效率重要的一環,當你的注意力能夠集中越長的時間那麼你的高效時段也會獲得延長。

除了在工作排除一些會造成你分心的干擾,你也可以通過一些練習來提升你的注意力,比如你可以每天花5~10分鐘來練習冥想

此外你也要試著少看電視或短片,因為有研究顯示這些節目透過剪輯手段不斷的跳轉畫面,讓我們停留在同個畫面的時間變少也會削弱我們的注意力。

3. 不要一心兩用

有很多人對於高效有一個誤解,就是認為同時進行多項事物就是有效率的表現,其實不然。

當你同時進行多分工作時,你會發現你的集中力下降,而且效率地下,完成所有事項的時間可能比起逐一去完成還來得長。

上天賜予我們兩隻眼睛和耳朵是要我們多聽多看,一張嘴兩隻手是少說多做,那麼一個腦袋和心臟自然是要我們一心一意,不要一心多用。

就好比股神巴菲特說過的,一個女人得懷胎9月才能誕下一個嬰孩,你不能同時讓9個女人懷孕然後指望孩子在一個月內出生。

有些事急不來,欲速則不達,慢慢來反而比較快。

4. 保持健康的身體

想要有強大的意志力那麼保持健康的身體也是非常重要的,保持足夠的睡眠,均衡的飲食和適量的運動都可以有效的增強體魄。

可如今熬夜已經成了現代人的通病,很多人總為了趕工而犧牲自己的睡眠,以為多熬1、2個小時就是自己多賺到的時間。

為了省時間經常訂購快餐外賣或快熟面,而且也抽不出時間去運動,這樣的生活只會造成自己的精神衰弱無法集中,而且容易生病。

當你一生病就更別談什麼效率了,根本就無法再繼續工作,因此改變一下生活作息會對你更有益處。

與其熬夜不如早起幾個小時幹活,週末時給自己準備幾天分的健康便當,並且每星期抽出幾天做個20分鐘的運動。

5. 秉持積極的思想和態度

當一個人充斥著負面的情緒就會變得消極,而且提不起幹勁去處理事物,工作效率自然下降。

有統計表示每個人大部分時間的想法中有80%是負面的,而95%是重複的。因此大多數人都花費許多時間在無意義的想法上。

當你遇到一些不好的事情無可避免會產生些負面的情緒,這是你應該要盡快解決這些事情在讓自己回到最佳的狀態上。

如果是不容易解決的事,那麼就想將你力所能及的範圍做好,然後不再去想那些你無法控制的因素,多花點時間和心神在你可控的事情上會更好。

或者你可以嘗試多想想好的一面,可能事情不一定就如你想的那麼遭,或者多接觸一些能幫你分憂的家人朋友,還是回憶一些能讓你開始的事都能讓你變得積極些!

保持正面積極的態度也能提高工作效率
保持正面積極的態度也能提高工作效率

工作效率不高有哪些原因?

希望上面說的種種方法能為你提高工作上的效率,如果你不確定哪項方法更管用的話,不如就來了解一下造成你工作效率不高的原因,並且對症下藥!

1. 過於被動

你有沒有覺得為什麼上司給予你完成任務的時間總是不夠用呢?那是因為他們除了自己的事情外還得管理公司的運作事項,怎麼可能顧得上你呢?

所以往往有些事情他們會先擱著,等到火燒眉頭時才派發給你做,那麼時間當然不夠用啦。

高效率的人除了是能獨立完成任務,並且是自動自發的人。如果你過於被動,凡事等待上頭給你指令的話,那麼你就總會手忙腳亂。

與其等待上司把任務給你一一交代清楚才開始行動,不如主動去了解接下來的行程,然後提前準備。

這樣你不僅會有更充裕的時間去完成任務,而且還會因為你的主動讓領導刮目相看。

2. 等著最佳解決方案

有些人總想著把事情一次性解決才是高效率的做法,所以在想到最佳的解決方案之前的他們都不會下手做眼前的任務。

但是大多的結果是因為想得太久導致期限將至,迫不得已只好趕緊動工,因為時間緊迫結果做出來的作品反而成效不好。

與其等待最佳方案並且掌握所有的變數才動手,不如邊做邊想才是更實際的方法。

3. 太過多慮

不要想著等到『天時地利人和』才開始行動,如果有了一些初始的計劃就可以先試着進行。

因為害怕失敗的想法而強制自己反复思考和調查是一種多慮的現象,在你為開始執行前,你都不會知道你所考慮的是會不會發生。

因此你不如早些開始,即使失敗了你也能還有時間去更正,多嘗試幾次搞不好那些中間的失敗也能帶個你一些不一樣的體驗和機遇。

“怎麼辦?這個案子行不行得通呢?”(via GIPHY)

4. 總愛拖延

你是不是在開始工作前,總會想著等多一會兒再來處理某些事情,甚至工作到一半就想停下來滑一下手機之類的。

那你可能是得了拖延症,對某些事物出現排斥的情緒不想面對所以選擇拖延。

因此你需要懂得調節自己的工作情緒,然後把該做的事項的都安排好並且試著克服你的拖延症。

如果你想知道更多克服拖延症的方式可以參考以下文章:

5. 愛斤斤計較

你肯定見過有些人是秉持著拿多少薪水就出多少力的工作態度,他們常常算計著自己是不是做多了。

此外他們會覺得要是做了分外的事對他們沒有任何好處,而且成功了也不會是他們的功勞,因此他們的學習進度是非常緩慢的。

過於計較這些事情也只會帶給你負面的情緒,而且讓你更沒有動力工作,而因此降低裡工作時的效率。

要知道多做多得,做的多其實就會學習的更快,這不是賺到了嗎?而高效率的人,從來都是能者多勞。

6. 過於操勞

的確,如果長時間工作會造成勞累而導致工作效率下降,適當的休息和消遣也能幫助你充電讓後重回到應有的工作狀態。

但是你必須了解是什麼原因導致你過勞的,如果是因為熬夜打遊戲,或者長時間沉浸在手機裡的虛幻世界,那麼就要檢討一下了。

如果被工作壓垮了不妨短暫休息一下
如果被工作壓垮了不妨短暫休息一下

7. 花太多時間在瑣碎的事上

總是專注於一些不重要的事物上只會消耗你的精力,導致在處理重要的事情時力不從心。

在80/20原則中,講述成功往往來至於你所做出那關鍵的20%的事情所貢獻的。

因此當你在開始處理事情前,不妨花點時間把那最重要的20%的事情排列出來,並且優先完成,剩餘的時間才去處理剩下的事。

8. 擔心工作品質

『先求有,再求好』

高效率並不是追求在“最短”的時間內“完成”作品,而是在“合理”的時間內把事情“做好”。

因此把事情做好的前提下也要確保自己能在時限裡完成任務,為了把工作完美化而超出了期限反而是弄巧成拙。

9. 過於仔細

細心是一種美德,但是過於在乎細節可能有時會壞了大事。

做任何事情都不要對自己要求過於苛刻,有些小細節就好比一些錯別字其實都不太重要。

如果你因為這樣的小事而不斷的去复讀報告以確保萬無一失,反而只會導致自己浪費更多時間而已。

要學著看清楚大方向,假設這些錯別字並不會扭曲整體內容所要表達的事情,其實也無需太在意而去反复更正。

無謂的放大一些無關緊要的錯誤只是浪費時間
無謂的放大一些無關緊要的錯誤只是浪費時間

總結:高效就是一種人生態度

提高工作效率其實並不只是為了得到上司和領導的青睞,或者升值加薪,也是對於自己人生的一種態度。

當你在工作時表現良好,除了能及時交差也能有多一點時間享受自己的人生,多陪伴自己的家人。

除了工作外,高效的人在生活上處理事物的態度和看法也會有所不同,不管做什麼或者到哪裡都會人生贏家。

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